Het ophalen van een energielabel of energiecertificaat in Vabi Assets Energie wordt geregeld via het documentbeheersysteem. Voordat je het energiebestand kan ophalen in Vabi Assets Energie dien je een aantal stappen te doorlopen. Voor het uitvoeren van deze stappen heb je binnen Vabi Assets Energie bepaalde rechten nodig die vallen onder de rol ‘Systeembeheerder’.
Documentbeheersysteem inrichten in Vabi Assets Energie
Als systeembeheerder kan je de locatie van het documentbeheersysteem in Vabi Assets Energie bepalen via deze stappen:
- Ga naar het kopje Beheer en selecteer ‘Licentie- en beheergegevens’.
- Klap de balk ‘Documentbeheersysteem voor energiecertificaten’ uit.
- Vul het UNC-pad van de Bestandsdirectory en Historie dir in
- Maak van de folder voor de documentbeheermap en de historie dir een gedeelde map
- Zet het vinkje aan ‘Gebruik submappen in het documentbeheersysteem (o.b.v. 6e karakter van postcode)’
- Vul bij de documentbeheermap en de historie dir het UNC-pad in
- Klik op [OK] om de wijzigingen op te slaan.
Mocht je niet de optie ‘Licentie- en beheergegevens’ vinden in jouw Vabi Assets Energie, dan kan het zijn dat jij hiervoor geen rechten hebt. Hiervoor moet je bij jouw systeembeheerder zijn.
Inhoud documenten in het documentbeheersysteem
In de documentbeheermap worden diverse documenten opgeslagen:
- .epa-bestanden
- Dit zijn projectbestanden van het object. De data is vastgelegd op het moment dat het energielabel vanuit Vabi Assets Energie is geregistreerd, daarbij is gelijk een back-up gemaakt van de woning met de data van het moment: energielabelregistratie.
- .xml-bestanden
- Dit zijn de monitorbestanden van de objecten welke zijn gebruikt om te registreren. De inhoud gebruikt RvO om het energielabel te registreren en het energielabel bestand op te bouwen.
- Pdf-bestanden
- Energiecertificaten, het object is geregistreerd volgens Nader Voorschrift (methode van voor NTA 8800).
- Energielabel, het object is geregistreerd volgens de NTA 8800.
Naamsopbouw van de documenten in de Documentbeheermap
Het is belangrijk om de documenten een specifieke naam te geven, anders worden ze niet herkend door Vabi Assets Energie. Wanneer je in Vabi Assets Energie het energielabel of certificaat niet kan ophalen, kan het zo zijn dat de bestandsnaam onjuist is. De benaming van de documenten is altijd opgebouwd uit:
- Postcode + huisnummer + toevoeging + volgnummer
Hiertussen worden scheidingsstreepjes gebruikt. In de bestandsnaam komen altijd 3 scheidingsstreepjes voor. Je sluit de naam af door tussen haakjes het type bestand te zetten. Voorbeelden:
- 2612PA-6– (project).epa
- 2612PA-6– (Definitief label 860797855).pdf
- 2612PA-6-a- (monitor).xml
- 2612PA-6-a-1 (certificaat).pdf
- 2612PA-6– (bijlage 5).doc
Energielabel of energiecertificaat ophalen in Vabi Assets Energie
Wanneer een pdf-bestand is toegevoegd in de documentbeheermap, dan kan je deze ophalen in Vabi Assets Energie bij het object. Wanneer er geregistreerd is met het Nader Voorschrift, dan kan je het pdf-bestand ophalen met de knop [Certificaat]. Wanneer er is geregistreerd met de NTA 8800 dan kan je het pdf-bestand ophalen met de knop [Energielabel]. Als in het object beide knoppen op grijs staan, dan betekent dit dat de pdf-bestanden zich niet in de documentbeheermap bevinden of niet juist zijn benoemd.
In de documentbeheermap moet de laatste versie van alle bestanden staan. Bestanden met een oudere versie kan je opslaan in de historie map.
Wil je meer informatie over het documentbeheersysteem in Vabi Assets Energie of heb je een vraag, neem dan contact met ons op.
