In Vabi Assets Energie is het mogelijk om een momentopname van je woningvoorraad te maken met behulp van de functie ‘Registratiemomenten’. De momentopnames die gemaakt worden geven een duidelijk beeld van de status van de voorraad en verschaft informatie over het aantal geregistreerde objecten. Denk hierbij aan hoeveel labels al verlopen of bijna verlopen zijn, informatie met betrekking tot de huidige en geregistreerde labels en rekenwaarden zoals de CO2 en energieprestatie indicatoren (EP1, EP2 en EP2 EMG forfaitair, EP3 en de TOjuli). Na het vastleggen van meerdere registratiemomenten biedt de tool inzicht in de ontwikkelingen van je woningvoorraad over tijd. Dit kan vervolgens als input gebruikt worden voor het presenteren van jaar- of kwartaalcijfers.
Alle functionaliteiten betreffende registratiemomenten zijn te vinden onder het tabblad ‘Rapportages’. Je kunt registratiemomenten op twee manieren aanmaken: handmatig binnen Vabi Asset Energie of automatisch met behulp van Windows Taakplanner. Nadat het registratiemoment is aangemaakt, kun je gebruikmaken van de functie ‘Beheer registratiemomenten’ om te zien wanneer de registratiemomenten zijn aangemaakt. Daarnaast kun je met de functie ‘Exporteer registratiemomenten (Excel)’ een overzicht van deze momenten uitdraaien in een Excel-formaat.
Objecten in deelvoorraad meenemen in registratiemomenten
Voordat je begint met het vastleggen van een handmatige of automatische registratiemoment, ga je na welke deelvoorraden je mee wilt nemen, of uit wilt sluiten, in de registratiemomenten. Dit kan handig zijn als je een deelvoorraad niet wilt meenemen in het registratiemoment als dit gaat om kopieën van objecten uit andere deelvoorraden.
Je kunt dit bekijken door eerst één van de deelvoorraden te openen en naar het tabblad ‘Algemeen’ aan de linkerkant van het scherm te gaan. Vervolgens vind je de optie ‘Objecten in deelvoorraad meenemen in registratiemomenten’ onder de groep ‘Deelvoorraad gegevens’.
Handmatig registratiemomenten vastleggen
De functionaliteit ‘Vastleggen registratiemoment voor volledige voorraad’ maakt een nieuw registratiemoment aan. Je kunt ervoor kiezen om dit te doen voor alle deelvoorraden of voor slechts één van de deelvoorraden. Als je dit wilt uitvoeren voor alle deelvoorraden, dan start je de functie op vanuit de deelvoorraden scherm. Als je het alleen wilt uitvoeren voor één specifiek deelvoorraad, dan start je de functie op zodra je de deelvoorraad hebt geopend. Voordat het registratiemoment uitgevoerd wordt, raden we aan de voorraad eerst opnieuw door te rekenen om de meest actuele resultaten te geven van de huidige staat. Het is handig om op een vast interval de registratiemomenten te starten, zoals het begin of einde van iedere maand. Er kan maximaal één registratiemoment per dag worden aan gemaakt, ongeacht of deze handmatig of automatisch is gestart. Indien je toch een nieuwe wilt maken op dezelfde dag, dan moet een eerder registratiemoment uit het beheer verwijderd worden.
Automatisch registratiemomenten vastleggen
Het is ook mogelijk om registratiemomenten automatisch te laten aanmaken. Dit kan middels het Windows programma Taakplanner/Task Scheduler. Dit is een tool om diverse taken zoals schrijfopruiming en updates automatisch te laten uitvoeren op een bepaalde dag en tijd. Met het automatisch aanmaken van de registratiemomenten zorg je ervoor dat op een vaste interval het registratiemoment wordt aangemaakt.
Met het automatisch instellen van het registratiemoment is het niet verstandig om te kiezen voor een te klein tijdsinterval zoals elke week. Hierdoor krijg je onnodig veel dezelfde data, omdat er in dat tijdsbestek weinig tot geen mutaties aan objecten zijn geweest. Hierbij kan je het beste kiezen om het maandelijks of per kwartaal in te stellen.
Op onze supportpagina kun je het stappenplan terugvinden hoe je de registratiemomenten automatisch kunt aanmaken.
Beheer registratiemomenten
Met de functie ‘Beheer registratiemomenten’ heb je de mogelijkheid om in te zien op welke momenten registratiemomenten zijn aangemaakt. Hierin zijn zowel de handmatige als automatische registratiemomenten terug te vinden. Je ziet ook of er een registratiemoment is aangemaakt voor alle deelvoorraden (H) of voor één van de deelvoorraden (A). Met de functie ‘Beheer registratiemomenten’ heb je ook de mogelijkheid om registratiemomenten te verwijderen om bijvoorbeeld de export overzichtelijk te houden of om de datum aan te passen van de registratiemomenten. Voor het aanpassen van de datum selecteer je eerst het registratiemoment dat je wilt aanpassen. Vervolgens stel je de nieuwe datum in en klik je op datum aanpassen. Dit past enkel de datum(s) aan in de export en andere gegevens blijven onaangetast. Er is geen mogelijkheid om historische registraties te laten maken.
Exporteer registratiemomenten (Excel)
Met de functie ‘Exporteer registratiemomenten (Excel)’ wordt er een export gemaakt van alle aanwezige registratiemomenten. Om de huidige staat van de voorraad terug te zien in de export, is het eerst nodig om een nieuw registratiemoment aan te maken voor het huidige moment.
Er zijn twee verschillende exports mogelijk. Als eerste een export met een totaaloverzicht van alle deelvoorraden met elke deelvoorraad in een apart tabblad (zie afbeelding hieronder) of een export van de geopende deelvoorraad.
Heb je verder nog vragen over registratiemomenten in Vabi Assets Energie? Neem dan contact met ons op.
