Delft, 19 maart 2015 – Assetmanagement is een complex vraagstuk waarin de belangen van alle afdelingen samenkomen en waar rekening moet worden gehouden met de markt, wijzigende wet- en regelgeving en verwachtingen en afspraken met stakeholders hierover. Het up-to-date houden van informatie waarop u uw beslissingen neemt is hierbij essentieel. Een assetmanager is gebaat bij correcte data, zodat een realistisch beeld kan worden gevormd van bijvoorbeeld complexprestaties. Het doorlopen van onderstaande zes stappen geeft u een sterk uitgangspunt om aan de slag te gaan met assetmanagement.
Stap 1: Ga na welke data u bezit
U beschikt waarschijnlijk over meer data dan u denkt. Een goede eerste stap is het inventariseren van de bronsystemen op relevante informatie voor assetmanagement. Denk hierbij aan data uit:
- Het primaire systeem
- De MJOP
- Uw financiële modellen
- Data uit de Office omgeving
Heeft u alle data verzameld? Dan kunt u aan de slag met het wegnemen van eventuele fouten en onvolkomenheden.
Stap 2: Controleer uw data op volledigheid
De eerste stap in het maken van een kwaliteitsslag in uw database en uw bronbestanden is het controleren van uw data op volledigheid. Heeft u alle informatie die u nodig heeft? Bijvoorbeeld alle WWS punten of woningtypes? Om hier antwoord op te krijgen heeft u één complete lijst van vhe’s nodig, waaraan alle vastgoedkenmerken zijn gekoppeld. U ziet dan direct of u data mist en waar dit ontbreekt.
Stap 3: Controleer uw data op juistheid
Heeft u één lijst met alle vhe’s en bijbehorende vastgoedkenmerken? Dan kunt u gaan controleren of de data die er staat ook juist is. Dit kunt u op twee manier doen:
- Op basis van bandbreedtes
- Op basis van controles onderling
Wanneer u controleert op bandbreedtes dan stelt u minimale en maximale waarden in bij een vastgoedkenmerk. Zijn er woningen waarvan de data boven of onder deze grenzen vallen? Dan is de kans op juistheid van de data onwaarschijnlijk.
Uw databronnen hebben veel overlappende gegevens. Het is goed om te controleren in hoeverre deze gegevens met elkaar overeenkomen. Zijn er verschillen? Bepaal dan welke databron de juiste informatie bevat.
Stap 4: Controleer uw data op tijdigheid
Het kan zo zijn dat u op bepaalde plekken wel over data bezit, maar dat deze niet zijn bijgewerkt naar de actuele stand. Bij een volledigheidscheck (stap 2) zal dit niet naar boven komen. Er is immers wel data ingevuld. Bij de controle op tijdigheid controleert u uw data op ouderdom en actualiteit. Wanneer is de data voor het laatst bijgewerkt en voldoet de informatie die er staat ook nog? Een goed voorbeeld hierbij is het updaten van de huren van alle woningen. Zijn de gegevens in dit veld meer dan een jaar oud? Kijk hier dan kritisch naar.
Stap 5: Ontbreekt er data? Doe een reële aanname!
Wanneer er data ontbreekt die niet op te korte termijn kan worden aangevuld, zult u een realistische aanname moeten doen. Dat kan vaak door op een hoger niveau naar de data te kijken. Bijvoorbeeld op het niveau van woningtypes of van het complex.
Stap 6: Blijf kritisch
Het gebruiken van data met een hoger abstractieniveau kan in veel gevallen volstaan. Zeker wanneer u resultaten op portefeuilleniveau wilt analyseren zal dit het geval zijn. Voor een assetmanager, die de complexprestaties wil analyseren, zal dit zeker niet altijd gelden. Het verdient daarom de aanbeveling om per situatie te kijken welke data nodig is voor een realistische toedeling van kosten en complexprestaties.
Datakwaliteitscheck
Heeft u bovenstaande stappen doorlopen dan heeft u een goed beeld van de stand van zaken omtrent uw datakwaliteit en heeft u als assetmanager een reële uitgangspositie voor uw beleid. De datakwaliteitscheck is één van de functionaliteiten van Assets Beleidssimulatie er zorgt ervoor dat dit proces soepel verloopt. Wilt u ook aan de slag met assetmanagement en uw data up-to-date houden? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
